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¿Cómo organizarte con un calendario de oficina?

25/11/2021 por Printoria

Hoy en día, el tiempo es uno de los factores clave y más valorados por cualquier persona. Aprender a organizarlo de forma eficiente es imprescindible para convertirte en alguien productivo y no tener la sensación de estar perdiendo el tiempo. Pero, ¿cómo puedo organizarme para lograrlo? El calendario de oficina va a convertirse en tu gran aliado. Desde Printoria te recomendamos poner en práctica los siguientes consejos para aprender a organizar tu calendario semanal o incluso tu calendario anual.

11 Trucos para organizar tu trabajo con un calendario de oficina

¿Vuelta a la oficina después de mucho tiempo? ¿No consigues ese punto de concentración y solo ves desorden? Necesitas una ayuda extra para conseguir la organización de siempre ¿cuentas con un calendario de oficina? Esto va a ser el primer paso.

Pero, para hacer más llevadera esta vuelta u organizarte con estas nuevas tareas con las que no contabas en tu rutina laboral, te damos algunos consejos:

Controla tu tiempo

Normalmente, tenemos la sensación de que no tenemos suficientes horas en el día para acabar con todas nuestras tareas. Una forma de impedir que esto nos cause agobio y afecte de forma significativa a nuestra productividad es realizar una medición del tiempo que le dedicamos a cada una de las tareas.

A pesar de que parece que un primer momento nos hará demorarnos en nuestras funciones al ser un proceso que requiere de tiempo y cierta disciplina, provocará que tengamos todo bajo control y en consecuencia, que podamos organizar mejor la jornada.

Crea rutinas

Cuando convertimos una tarea en una rutina conseguimos que esa costumbre la realicemos cada vez más rápido.

Una de esas rutinas podría consistir en destinar unas horas específicas todas las semanas a reuniones o tareas administrativas o incluso organizar tus tareas por semanas. Escoge para tu trabajo el formato que mejor se acomode a tus funciones.

Aprovéchate de la digitalización

Más allá de realizar ejercicios mentales que pueden ayudar a incrementar nuestra productividad, nunca antes la tecnología nos había brindado tantas soluciones con las que ser más eficaces en nuestra labor.

De entre todas las soluciones disponibles, las que digitalizan procesos que todavía realizamos de manera tradicional tienen un especial potencial transformador.

Sin duda el tener una nube en la que subir todos nuestros documentos y tenerlos a mano para echarles un vistazo cuando lo necesitemos es una de ellas o aquellas aplicaciones que nos facilitan nuestra forma de trabajar.

Incluye descansos en tu organización

Tomarte las cosas con un poco más de calma no significa tener que destinar todo tu tiempo de descanso en uno único para estirar las piernas y comer algo.

Resulta más eficaz saber organizar esos tiempos y realizar paradas de entre 5 y 10 minutos. Llevar a cabo actividades sociales durante los fines de semana que sean ajenas a tu trabajo diario, facilitará tu vuelta a la rutina cada lunes.

Prioriza tareas importantes

Llevar a cabo las tareas importantes en primer lugar supondrá adquirir un alivio mucho antes de lo previsto. En determinadas ocasiones estamos acostumbrados a dejarlo todo para el final lo que nos crea un estrés y agobio constante del que cuesta salir. Con lo cual, si decides realizar las tareas importantes con antelación, podrás realizar las demás tareas algo más descansado, sin tener que preocuparte tanto.

Haz uso de notas adhesivas hasta en tu calendario de oficina

Las notas adhesivas nos sirven para recalcar las tareas más importantes. Si tenemos prevista una reunión, o tenemos que lanzar algún proyecto en pocas horas, el uso de estas notas nos ayudará a no olvidarnos de los pequeños detalles nunca e incluso de la contraseña del WI-FI.

Pero eso no es todo, también podrás pegarlos en tu calendario para recalcar aquellos imprevistos o días libres que no sabías que tendrías cuando realizaste tu calendario de oficina.

Tacha aquellas tareas que vayas cumpliendo

El hecho de tachar las tareas que hayamos realizado es un método motivador que nos ayuda a seguir tarea a tarea. ¿Qué nos dices de esa satisfacción al ver que van disminuyendo?

Combina diferentes tipos de calendario

En Printoria disponemos de una variedad de calendarios para que organices tu trabajo de la manera que mejor consideres. Calendarios que podrás personalizar a tu gusto incluyendo tus fotografías, dedicatorias y todo tipo de textos, fondos y de tus elementos favoritos.

Utiliza los colores

Los calendarios que encontramos online nos permiten dar un poco de luz a nuestra planificación. Aprovecha estos elementos y utiliza tus colores favoritos para que tu calendario sea mucho más visual. Podrías poner de rojo las tareas urgentes y en azul las que puedes realizar en cualquier momento ya que no son tan urgentes.

Esto podrás aplicarlo a cualquier elemento, e incluso en tus post -it y notas adhesivas o en tu agenda personal.

Planifica tu reuniones

Si quieres tener una organización del trabajo de toda la semana, déjalo planificado semana anterior. De esta manera, al empezar una semana nueva te encontrarás más relajado y podrás pasar a la acción de manera eficaz, sin sentirte perdido.

Por esta razón, no te olvides de ajustar la planificación de todos los días el día anterior. No te olvides de que las primeras horas de la mañana suelen ser las más productivas de todo el día.

Apaga las alertas de tu móvil y de tu ordenador

Es inevitable sentirnos atraídos por los dispositivos móviles y a menudo es justificable por la cantidad de tareas que nos permiten realizar de forma remota. Muchas de las cosas que nos distraen de nuestro trabajo no están relacionadas realmente a cuestiones urgentes. Es por eso que apagar las alarmas puede ayudar a mejorar nuestra concentración y, en consecuencia, nuestra productividad en el trabajo.

Un calendario de oficina va ayudarte a concentrar aquellas tareas más relevantes de tu día a día, pero estos tips cómo la planificación, el uso de colores e incluso los descansos van ayudarte a que no se te pase nada. En Printoria queremos ayudarte a lograr este cambio de hábito sólo necesitas descubrir nuestros calendarios personalizados ¿cuál es el ideal para ti?